Como a Ecocenter automatizou seus processos e otimizou o atendimento aos pacientes com a Cloudia

O Problema

A Ecocenter, uma clínica que realiza cerca de 6 mil exames e 3 mil consultas mensais em uma de suas unidades, enfrentava os seguintes problemas: dificuldades para gerenciar seu alto volume de atendimentos no WhatsApp e um processo manual de envio de lembretes e confirmação de consultas.

Antes de contratarem a Cloudia, a confirmação de consultas era feita de forma manual pelo WhatsApp e envolvia uma equipe de seis funcionários.

Esse trabalho era realizado de forma segmentada, com cada colaborador responsável por uma agenda específica. Isso causava uma falta de padronização no atendimento e consumia muito tempo do time com atividades repetitivas, impactando nos resultados da clínica.

A demanda elevada, somada às limitações do processo manual, tornou evidente a necessidade de uma solução automatizada e consistente.

A Solução

A implementação da Cloudia, uma plataforma de atendimento omnichannel, transformou o processo de confirmações da Ecocenter. Com a solução, as confirmações passaram a ser realizadas automaticamente por meio do WhatsApp, garantindo agilidade e padronização na comunicação com os pacientes.

Com o sistema automatizado de envio de lembretes e confirmação de consultas, a taxa de pacientes faltantes reduziu consideravelmente, veja como funciona:

1- A Cloudia consulta o NetRis, sistema de gestão usado pela Ecocenter;

2- Ela analisa todas as consultas que estão agendadas para o dia seguinte e dispara uma mensagem no WhatsApp para os pacientes agendados contendo as seguintes informações: dia, horário, profissional, procedimento e endereço. 

3- Como parte dessa mensagem, ela manda botões com opções para o paciente: confirmar, remarcar e cancelar;

4- Ao escolher uma das opções, o status do agendamento já é atualizado instantaneamente no sistema de gestão.

Veja abaixo um exemplo de um paciente que recebe uma mensagem de confirmação de consultas:

Os principais benefícios percebidos pela clínica foram:

• Independência da equipe: As confirmações, antes feitas por funcionários, agora são gerenciadas automaticamente pela Cloudia.
• Consistência nas execuções: O processo, antes suscetível a falhas humanas, foi substituído por uma solução confiável e eficiente da Cloudia.
• Clareza no fluxo de trabalho: A automação trouxe mais organização, permitindo aos funcionários redirecionar seu tempo para tarefas estratégicas e de maior valor agregado.

Além disso, os pacientes passaram a receber mensagens claras e completas, incluindo lembretes para consultas e instruções específicas para exames, o que aumentou a satisfação com o atendimento.

Os Resultados

A automação proporcionada pela Cloudia trouxe benefícios significativos à operação da Ecocenter:

• Agilidade no atendimento: A equipe ganhou tempo ao se concentrar em tarefas mais relevantes, deixando de lado processos manuais repetitivos.
• Padronização: A comunicação automatizada garantiu informações consistentes e precisas para os pacientes, eliminando ambiguidades, especialmente em casos que envolviam exames.
• Feedback positivo dos pacientes: Os lembretes automáticos foram bem recebidos, principalmente por pacientes recorrentes, que valorizam a organização e a facilidade no acompanhamento de suas consultas.

Embora ainda não haja dados concretos sobre a redução da taxa de pacientes faltantes, a melhoria na experiência do paciente e a otimização do fluxo de trabalho, liberando mais tempo para 6 pessoas importantes do time da Ecocenter, evidenciam o impacto positivo da Cloudia na rotina da clínica.

Conclusão

A parceria entre a Ecocenter e a Cloudia mostrou como a automação via WhatsApp reduz falhas, melhora a experiência dos pacientes e otimiza processos e a disponibilidade de tempo da equipe. Com mais agilidade e padronização, a clínica ganhou tempo para focar no que realmente importa: um atendimento de excelência, unindo tecnologia e eficiência para garantir resultados consistentes e maior satisfação.

Sobre a Ecocenter

Desde sua fundação, a Ecocenter se tornou uma referência em diagnóstico por imagem e medicina diagnóstica em Campinas/SP, oferecendo uma ampla gama de exames com equipamentos de alta tecnologia e foco em excelência médica. A clínica é reconhecida pelo atendimento humanizado e pela dedicação em fornecer resultados precisos, fundamentais para o diagnóstico e tratamento de diversas condições de saúde.

Entre os serviços oferecidos, destacam-se exames como ressonância magnética, tomografia computadorizada, ultrassonografia, mamografia, densitometria óssea, e radiologia geral, sempre realizados por uma equipe altamente capacitada. A Ecocenter valoriza a inovação e mantém parcerias estratégicas para garantir um padrão elevado de qualidade.

Com localização estratégica e ambiente acolhedor, a Ecocenter prioriza a experiência do paciente, oferecendo processos ágeis e um atendimento personalizado.

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Sobre a Cloudia

A Cloudia é uma plataforma de atendimento omnichannel integrada ao ChatGPT, que oferece à sua clínica um chatbot humanizado e um CRM nativo. Ela entende áudios, envia lembretes, realiza disparos de mensagens em massa, agenda consultas integradas ao seu software de agendamento e muito mais.

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