A CDM Orofacial é uma clínica odontológica de São Paulo, especializada em endodontia e harmonização facial, com foco em oferecer um atendimento preciso e humanizado.
Porém, a clínica enfrentava grandes desafios com o processo de triagem inicial dos pacientes. O repasse de exames e informações entre secretária, dentista e paciente era demorado, impactando diretamente na agilidade da operação. Além disso, a baixa assertividade na triagem dificultava a organização interna e aumentava o tempo gasto com demandas operacionais.
Com a Cloudia, a CDM Orofacial conquistou mais autonomia e liberdade para acompanhar as triagens de qualquer lugar, além de automatizar a maior parte do fluxo de atendimento! Quer saber como? Siga a leitura!
A CDM Orofacial buscava uma solução para automatizar o processo de atendimento da clínica. Antes da Cloudia, a triagem apresentava baixa assertividade e dependia de um fluxo extremamente manual, com muitas etapas entre paciente, secretária e dentista. Esse cenário impactava diretamente a rotina da clínica e gerava problemas como:
Muitas vezes, o paciente era agendado para um procedimento específico, mas ao chegar na clínica, a necessidade real era outra, o que comprometia toda a operação.
Outro ponto crítico era a dependência do corpo clínico para validar os casos. Mesmo contando com uma secretária remota, o processo se tornava lento, já que exigia múltiplas trocas de mensagens, envio de exames e validações manuais antes da confirmação do atendimento.
Com a Cloudia, a CDM Orofacial conseguiu estruturar um processo automatizado de triagem muito mais eficiente, com a automação, esse fluxo se tornou mais rápido, organizado e acessível de qualquer lugar.
A clínica utiliza o software odontológico Clinicorp, que está integrado à Cloudia, permitindo a atualização da agenda em tempo real. Essa integração permitiu que a solução fosse desenhada para atuar em etapas:
O chatbot da Cloudia passou a conduzir o atendimento inicial de forma automática, solicitando informações padrão como:
Após o envio dos exames, o caso é direcionado para avaliação da equipe clínica. O que permite identificar se o caso realmente pode ser atendido na clínica, evitando agendamentos inadequados.
O fluxo foi estruturado para funcionar de forma híbrida:
Toda a comunicação com o paciente passou a ficar registrada, incluindo:
Além da organização operacional, isso trouxe mais segurança jurídica e mais controle sobre o relacionamento com o paciente.
Um dos primeiros impactos percebidos pela clínica CDM Ororofacial foi o aumento no faturamento da clínica, com um crescimento de cerca de 20% no mês, resultado direto de uma triagem mais assertiva, melhor aproveitamento da agenda e redução de horários ociosos no consultório.
Além disso, o principal ganho foi a economia de tempo. Processos que antes exigiam horas de trabalho manual passaram a acontecer de forma muito mais rápida e organizada, liberando a equipe para focar em atendimentos estratégicos.
Entre os outros resultados alcançados, estão:
A secretária deixou de gastar tempo com tarefas repetitivas e manuais, como coleta de dados, repasse de exames e validações iniciais, permitindo uma atuação mais estratégica e produtiva. Além disso, a integração da Cloudia com o sistema de gestão da clínica automatiza toda a organização de agenda.
A diminuição de falhas no agendamento e de atendimentos com baixo retorno financeiro, como avaliações mal direcionadas, trouxe mais previsibilidade e melhor desempenho financeiro.
Os pacientes chegam mais preparados para o procedimento, com informações clínicas já registradas e orientações prévias alinhadas, o que melhora a experiência e otimiza o tempo da equipe clínica.
Todo o histórico do paciente passou a ficar centralizado na plataforma, incluindo faltas, pagamentos de taxas, tentativas de contato e informações importantes para o acompanhamento.
A clínica passou a operar com muito mais flexibilidade, permitindo organização da agenda de maneira remota e centralizada, melhor distribuição das tarefas e possibilidade de crescimento estruturado sem necessidade de ampliar o time.
A Cloudia se tornou um verdadeiro braço direito da operação, permitindo que a equipe foque no que realmente importa: a qualidade clínica e a experiência do paciente.
A história da CDM Orofacial mostra como a tecnologia pode transformar a rotina de uma clínica! Processos que antes dependiam de tarefas manuais, trocas de mensagens e validações demoradas passaram a acontecer de forma automatizada, inteligente e muito mais estratégica.
A Cloudia é uma plataforma de chatbot desenvolvida especialmente para clínicas e consultórios que desejam melhorar o atendimento ao paciente, otimizar a operação e aumentar a performance da equipe. A plataforma pode automatizar etapas como triagem, agendamentos, confirmações, envio de orientações, recuperação de pacientes e acompanhamento do relacionamento, tudo de forma integrada e personalizada para a realidade de cada negócio.
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