Por Tathiane Vidal em Gestão de Clínicas | Postado em 18 de novembro de 2021
A má gestão de uma clínica odontológica pode tornar a sua rotina caótica. Entre pacientes insatisfeitos, informações desorganizadas e gastos desnecessários, os problemas gerados podem ser inúmeros e tornar tudo um grande desafio.
Entretanto, atualmente existe um tipo de ferramenta que pode facilitar, e muito, todo esse processo, o software para gestão, ou seja, os softwares odontológicos. Ele é uma solução desenvolvida para otimizar os processos envolvidos na gestão do negócio, desde o agendamento de consultas, registros de prontuários e até mesmo o controle financeiro.
E se você está constantemente entre o caos de gerenciar a sua clínica e atender os pacientes, um software para gestão odontológica é a ferramenta ideal para ajudar você a manter a eficiência, melhorar a gestão e acelerar o crescimento do seu negócio.
Ainda tem dúvidas? Confira a seguir a importância de um software para gestão da sua clínica odontológica.
Como funciona a gestão de uma clínica odontológica?
Por mais que a sua clínica ofereça o que há de melhor em tratamentos odontológicos, existe um fator muito importante que interfere diretamente no sucesso do negócio, a gestão.
Esse é inclusive um dos aspectos que tira o sono dos profissionais de odontologia. Isso porque, esse é um tema pouco abordado e difundido nos cursos de graduação da área da saúde. Além disso, por esse motivo, o profissional gestor tem muitas dúvidas sobre como realizar a gestão de suas clínicas.
E toda essa preocupação faz sentido, Afinal, entender como administrar uma clínica de forma eficiente é essencial para mantê-la saudável financeiramente e ter crescimento.
E se essa é a sua preocupação. Veja quais são os principais fatores para o bom funcionamento na gestão de uma clínica odontológica:
Toda clínica que pensa em crescimento precisa estabelecer metas e objetivos de curto, médio e longo prazo. As metas ajudam a entender se estamos no caminho certo, utilizando e tomando as decisões corretas para chegar até o objetivo pretendido.
É a partir das metas que conseguimos visualizar o local em que estamos e onde precisamos chegar.
Já um bom planejamento estratégico abrange diversos aspectos da gestão de um negócio, desde redução de custos e otimização de recursos, até a escolha das melhores estratégias para atrair clientes e alavancar as receitas da sua clínica.
Outro fator importante para se ter sucesso na gestão de uma clínica odontológica está ligado à organização e ao desenvolvimento de processos internos. Afinal, uma clínica organizada e com processos bem definidos, tem mais chances de conquistar o mercado.
A organização chama a atenção dos clientes, traz uma boa experiência e assim, eles recomendam a sua clínica para outras pessoas.
Nesse aspecto, deve-se preocupar com todos os detalhes, desde o posicionamento no marketing até a abordagem do cliente na recepção. Tudo deve oferecer conforto aos clientes.
É importante também ter processos bem definidos no controle de estoque. Observar e controlar a validade dos insumos para não correr o risco de utilizar produtos fora da validade e gerar complicações com os clientes, é essencial.
Além dos citados acima, defina processos para cada setor, seja para a execução dos procedimentos dentários ou atividades administrativas, faz com que cada tarefa possa ser executada de forma mais rápida e fácil, e um software para gestão vai te ajudar.
A saúde financeira da clínica é essencial para a sobrevivência do negócio. Portanto, ter atenção a custos desnecessários é muito importante, além de definir processos mais otimizados para a gestão das finanças.
O controle de todos os recursos financeiros que a clínica tem a receber e também as despesas fixas e variáveis, dão muito mais previsibilidade na gestão do negócio. É o controle financeiro que ajuda a clínica a construir uma reserva financeira para situações de emergência ou imprevistos.
E agora que você já sabe como funciona a gestão de uma clínica odontológica, vamos ver os principais erros cometidos nesse processo:
Quais são os principais erros que atrapalham a gestão de uma clínica odontológica?
Muito além de definir um bom planejamento estratégico para a gestão de uma clínica odontológica, é essencial que você evite cometer alguns erros, que podem parecer básicos, mas que atrapalham, e muito, os resultados do seu negócio.
Acompanhe:
A deficiência no controle financeiro da clínica é um dos principais fatores que levam o negócio ao insucesso e até mesmo à falência.
Isso é comum, porque na maioria das vezes, os profissionais dividem seu tempo entre a gestão do negócio e o atendimento ao paciente, dando pouca atenção a alguns detalhes importantes, como a saúde financeira do negócio.
E como já falamos anteriormente, não fazer o controle adequado do fluxo de caixa é um dos maiores erros que se pode cometer. Afinal, esse controle é imprescindível para mensurar os lucros do negócio.
É também através do controle financeiro que todos os gastos são colocados na ponta do lápis, para tornar possível prever o futuro econômico do negócio e se ele está saudável financeiramente.
Uma coisa é fato, uma boa clínica odontológica não sobrevive sem uma equipe bem preparada e qualificada. Afinal, lidar com pessoas requer muito preparo, paciência e capacidade para fazê-las se sentirem acolhidas, quando procuram os seus serviços.
Por isso, é preciso que recepcionistas, secretárias e até profissionais de apoio estejam aptos e engajados em oferecer o melhor atendimento possível aos pacientes.
Esse nível de excelência dos profissionais só é conquistado com muito treinamento. Pois, quando eles sabem exatamente o que deve ser feito, há uma melhora significativa na relação entre os profissionais com os pacientes.
Então, lembre-se, treinamento e capacitação nunca são um gasto, mas sim um investimento no crescimento do seu negócio.
Estabelecer metas faz parte da vida de qualquer profissional e negócio. Elas são importantes tanto para impulsionar você e sua equipe na missão de promover a saúde e o bem-estar dos pacientes, quanto para buscarem o retorno necessário nas receitas.
Dessa forma, as metas ajudam a definir quantos pacientes podem ser conquistados em um período de tempo, quantos procedimentos você deseja realizar em uma semana, ou ainda, qual o crescimento nas redes sociais que a sua clínica deseja conquistar em um mês, por exemplo.
O importante é que as metas sejam realistas, alcançáveis e estejam alinhadas à realidade do seu negócio. Afinal, seria utópica uma meta de atender mil pacientes em um mês em sua clínica, se a capacidade dos profissionais é de apenas 500, por exemplo.
Definir as estratégias de marketing para dar maior visibilidade a marca do seu negócio, também é uma tarefa de gestão. E investir em estratégias de marketing odontológico digital é o melhor caminho para atingir esses objetivos.
Embora o tradicional boca a boca realizado pelos clientes, ainda seja uma forma eficiente de marketing, não se pode mais sustentar uma clínica sem uma estratégia bem estruturada. Afinal, o alcance que essas estratégias têm são muito superiores às mídias tradicionais, afinal o paciente também se tornou digital.
O marketing digital possibilita um planejamento mais assertivo, baseado em dados previamente analisados. Assim, antes mesmo de “pôr a mão na massa” e divulgar a sua clínica, você consegue planejar detalhadamente o que deve ser feito para se alcançar o seu público-alvo.
A importância de um software para gestão odontológica para a clínica
Como vimos até aqui, o profissional que se divide entre a gestão da clínica, atender os pacientes e cuidar de inúmeras outras tarefas, enfrenta muitos desafios para manter o equilíbrio e qualidade na execução de tudo.
Porém, o que poucos sabem, e você provavelmente também não, é que atualmente existem ferramentas, como um software para gestão odontológico, que oferecem funcionalidades para ajudar a melhorar o atendimento aos pacientes e, ao mesmo tempo, manter o negócio lucrativo e eficiente.
Essas funcionalidades são extremamente importantes na automatização de processos, de forma que você não precise mais realizar manualmente muitos deles, o que otimiza o seu tempo.
Você tem acesso a ferramentas de gerenciamento exclusivas para acessar relatórios de fluxo de caixa, recebíveis, controle de estoque e muitas outras informações extremamente importantes para que você faça a gestão da sua clínica, de forma adequada.
Tudo isso revela a extrema importância de se utilizar um sistema de gestão nos dias atuais, uma vez que essa solução é ideal para manter os clientes satisfeitos e, ao mesmo tempo, otimizar todos os setores da sua clínica odontológica.
O que muda com um software para gestão em sua clínica odontológica?
Além dos benefícios que acabamos de apontar acima, o uso de um software para a gestão da sua clínica tende a tornar mais bem estruturadas e organizadas todas as etapas de atendimento ao paciente da sua clínica.
Isso porque, um software para gestão fornece informações em tempo real, permitindo que problemas e inconsistências sejam identificados e resolvidos imediatamente, reduzindo as reclamações e insatisfação dos pacientes com atrasos, por exemplo.
Veja ainda mais benefícios que um software de gestão de clínica oferece nas diferentes etapas de atendimento:
Ao utilizar um software de gestão, você tem a possibilidade de realizar a integração com o chatbot de inteligência artificial Cloudia, o que irá permitir que você ofereça um atendimento online 24h por dia, 7 dias por semana através das principais ferramentas de troca de mensagens, como WhatsApp, Facebook e Instagram.
O atendimento através do chatbot Cloudia, atrelado aos recursos de gestão de agendamentos disponíveis em um software odontológico contribuem para as estratégias de marketing de captação de pacientes de forma que os agendamentos gerados aparecem automaticamente na agenda digital da clínica.
Dessa forma, você permite que sua equipe realize menos tarefas operacionais e mais trabalhos estratégicos no atendimento ao cliente. Além disso, proporciona uma melhor experiência aos clientes, que terão um serviço eficiente inteiramente à sua disposição para agendar consultas.
Um software para gestão é também uma ferramenta de apoio ao marketing. Isso porque o cadastro do paciente é uma fonte rica em informações sobre os pacientes, onde é possível avaliar como ele encontrou a sua clínica, se o perfil de paciente atendido corresponde com o seu público-alvo e o padrão de consumo dele, por exemplo.
Além disso, existem outras ferramentas de gestão que oferecem funcionalidades como um CRM para gestão de leads, anamnese de marketing, entre outras ferramentas muito importantes para você acompanhar e analisar a efetividade das suas campanhas de marketing.
Os softwares de gestão disponíveis atualmente apresentam a facilidade de acesso a relatórios completos e detalhados dos indicadores de desempenho da sua equipe e da clínica em geral. Dessa forma, você consegue analisar os pontos de melhor performance, as falhas cometidas, gargalos e oportunidades de melhoria.
Afinal, os indicadores de desempenho são a principal ferramenta para que você consiga avaliar a performance de crescimento do negócio e se tudo está ocorrendo conforme o determinado no seu planejamento.
A previsibilidade financeira é uma visão aproximada de como será o desempenho financeiro da sua clínica nos próximos meses, ou até mesmo anos. Com ela, é possível prever receitas, despesas e antecipar fatores externos que vão influenciar o caixa do seu negócio, como sazonalidades de mercado.
Com um sistema para gestão que disponibiliza relatórios de fluxo de caixa, recebíveis futuros e controle de inadimplência, tudo fica mais fácil na hora de fazer as projeções financeiras e de crescimento da sua clínica.
Assim, será possível fazer um acompanhamento orçamentário eficiente, fator considerado essencial para a previsibilidade financeira.
Conheça um software para gestão que vai auxiliar na sua clínica odontológica
Agora que você conhece a importância que a gestão tem na performance de crescimento de um negócio e como um software para gestão pode ajudar nesse processo, você deve estar se perguntando: qual o sistema ideal para auxiliar na gestão da sua clínica, correto?
Bem, para tomar essa decisão, é importante avaliar quais são as suas necessidades, afinal, cada clínica tem carências que diferem, seja na gestão do faturamento, agendamento, planejamento de tratamentos ou armazenamento de imagens.
A melhor opção, será sempre aquela que concentra todas as ferramentas necessárias para o sucesso da sua clínica, além de possuir uma interface amigável e intuitiva que ofereça controle total das informações importantes para que você tenha alta performance.
O software odontológico de gestão da Clinicorp integra todos os processos gerenciais de uma clínica odontológica reunidos em uma única plataforma, oferecendo ferramentas que automatizam as tarefas da recepção ao controle de estoque, otimizando o seu tempo e proporcionando a economia de recursos.
Além disso, oferece funcionalidades exclusivas para o controle financeiro, como fluxo de caixa digital, dashboards para acompanhamento de metas e relatórios gerenciais detalhados com as informações mais importantes para que você planeje cada passo rumo ao sucesso do seu negócio.
Conclusão
A gestão de uma clínica odontológica, quando bem executada em todos os seus detalhes, garante que o melhor atendimento seja entregue aos clientes, além de permitir que o negócio cresça de forma eficiente e sustentável financeiramente.
E por mais que existam desafios em realizar isso da forma correta, os recursos tecnológicos disponíveis nos softwares de gestão, atrelados a outras tecnologias como chatbot Cloudia, vieram para auxiliar você a ter mais controle e organização no atendimento e gestão da sua clínica odontológica.
Assim, a gestão bem trabalhada em conjunto com esses recursos, otimiza a rotina do negócio, dando mais segurança para você e sua equipe aumentarem a produtividade interna e o nível de satisfação dos seus clientes.
Última atualização em 27 de dezembro de 2022 por Tathiane Vidal
