Por Tiago Miranda Costa em Gestão de Clínicas | Postado em 5 de maio de 2020
A tecnologia está presente em tudo o que fazemos e é bem difícil imaginar os nossos dias sem esses avanços. Na hora de gerir o seu consultório, isso não deve ser diferente.
A informatização dos consultórios e clínicas é um procedimento importante, capaz de deixar o seu dia a dia mais prático e oferecer uma série de vantagens, tanto para a gestão como para os pacientes.
Quer entender melhor o que é e por que você deve informatizar o consultório? Continue a leitura!
A informatização, geralmente, envolve o uso de um software de gestão e de outras tecnologias que ajudam a tornar o dia a dia dentro da clínica mais simples, como o prontuário eletrônico, aplicativos de agendamento e até assistentes virtuais.
Com essas tecnologias, é possível integrar os setores, melhorar o controle das agendas dos profissionais e deixar a sua gestão mais profissional. Isso porque, os softwares, geram dados precisos sobre o consultório, melhorando a tomada de decisão.
Ao informatizar o consultório, será mais fácil, por exemplo, controlar a parte financeira, detalhando as entradas e saídas. Tornando mais simples prever como serão os próximos meses, a quantidade de pacientes mínima para cobrir os custos da clínica, a margem de lucro de cada serviço prestado e outros detalhes.
Muitos desses softwares funcionam em nuvem. Ou seja, os arquivos e informações não ficam armazenados no computador da clínica, mas em um servidor online.
Assim, você poderá acessar os dados e o software sempre que precisar, mesmo em casa, por exemplo via smartphone e tablet. Isso traz mais facilidade na hora de gerir seu negócio, acessar documentos ou até conferir o prontuário dos pacientes.
Ainda não acredita que informatizar o consultório seja uma boa ideia? Abaixo separamos as principais vantagens que essas tecnologias conseguem trazer.
Muitos profissionais de saúde não investem na informatização porque acreditam que os custos são muito elevados. Isso não é verdade. Afinal, existem soluções para clínicas de todos os segmentos e portes.
O importante, nesse caso, é analisar o retorno sobre o investimento. Ou seja, quais os benefícios a tecnologia trará que ajudará a sua clínica a atrair mais pacientes, reduzir os custos e melhorar a vida financeira.
Quando pensamos por esse lado, podemos ver que informatizar o consultório traz uma série de benefícios que ajudam a economizar e até otimize a geração de receitas, fazendo com que esse investimento em pouco tempo se pague.
A grande vantagem de usar um software de gestão é, em apenas um programa, concentrar todas as informações importantes sobre o seu consultório. Ou seja, você não precisará mais de inúmeras planilhas ou documentos soltos que dificultam o acesso a informações que são necessárias na rotina.
Com os dados do software, é possível ter uma visão geral do seu consultório, entendendo, por exemplo, o quanto cada profissional traz de lucro por mês, os principais custos de operação, tempo médio de atendimento, gestão do estoque etc.
Isso traz muito mais facilidade no dia a dia, além de permitir cruzar dados e tomar decisões mais embasadas e acertadas.
Ao informatizar o consultório, os processos tendem a ser simplificados, desde o agendamento das consultas até o cadastro de informações no prontuário dos pacientes.
Isso significa menos tempo para seus profissionais terem de gastar preenchendo papeladas, procurando documentos e dados ou realizando uma série de burocracias que não trazem resultado real a sua clínica.
Com a centralização dos dados no software, será mais fácil organizar e padronizar essas informações. Ao invés de procurar no arquivo físico pela ficha de cada paciente, você poderá, rapidamente, pesquisar o nome no software e encontrar todos os dados que procura.
O prontuário eletrônico ainda permite o compartilhamento de exames e informações entre os profissionais que atendem o mesmo paciente. Assim como é possível cruzar esses dados com informações pessoais, de contato e financeiras.
Informatizar o consultório também traz vantagens aos pacientes. Afinal, existem várias soluções que facilitam a vida deles. Por exemplo com a possibilidade de agendamento online, o que torna mais simples marcar ou remarcar uma consulta, sem a necessidade de ligar para a clínica.
O prontuário eletrônico é outro que traz pontos positivos no atendimento. Afinal, o profissional da saúde terá muito mais informações sobre cada paciente, já que poderá incluir vídeos, fotos e outras mídias, tornando essa ficha mais rica e detalhada.
Toda ficha médica ou odontológica deve ser mantida em posse do consultório por, no mínimo, 5 anos. Se esse armazenamento for físico, isso significa a necessidade de um espaço cada vez maior apenas para manter o arquivo, além da necessidade de mão de obra específica para cuidar e organizar esse espaço.
Mas se você manter esses dados no seu software, não terá a necessidade desse espaço extra na sua clínica. Além disso, há menores riscos de extravio e de pessoas não autorizadas terem acesso a essas informações, aumentando a segurança.
Os erros afetam de forma muito significativa a produtividade nas clínicas e também a experiência dos pacientes. Informações incongruentes, por exemplo, ou receitas com letras ilegíveis são situações que costumam ocorrer na maioria dos consultórios.
Quando a informatização é realizada, as chances desses erros ocorrerem reduz drasticamente, já que qualquer informação discrepante é facilmente perceptível e corrigida.
Em relação à legibilidade, muitos softwares contam com a possibilidade de impressão das receitas, o que traz, também, mais tranquilidade para os pacientes, reduzindo as chances de eles tomarem medicamentos ou realizarem os tratamentos de forma incorreta.
Com todos esses benefícios, informatizar o consultório, é claro, contribui para o aumento da eficiência. Afinal, seus setores estarão mais interligados, a recepção terá um controle preciso das agendas dos profissionais, os pacientes serão melhor atendidos e você, como gestor, terá acesso a dados confiáveis e em tempo real sobre a sua clínica.
É possível cruzar informações e ter relatórios personalizados sobre o consultório, o que favorece a tomada de decisão e ajuda a tornar seu consultório mais competitivo.
Você poderá, por exemplo, analisar os custos da sua clínica e saber como reduzi-los de forma adequada, entender o tempo médio de espera dos seus pacientes, avaliar seus fornecedores e gerir melhor seu estoque, oferecer mais possibilidades de agendamento para seus pacientes, disparar mensagens e lembretes automáticos das consultas reduzindo o no show, entre inúmeras outras demandas.
A Cloudia por exemplo, é uma inteligencia artificial que automatiza o atendimento da sua clínica por todos os aplicativos de trocas de mensagens como Whatsapp, Messenger e site. Teste aqui este exemplo como se fosse um paciente para entender como é a experiência de atendimento pelo Messenger.
Tudo isso ajuda o gestor a tornar a sua clínica diferenciada entre a concorrência, oferecendo um atendimento excelente aos pacientes e com maior controle financeiro e gerencial.
É exatamente por tudo isso que informatizar o consultório é praticamente uma obrigação atualmente. Principalmente se você deseja se destacar no seu meio e conseguir ter uma clínica muito mais eficiente e produtiva.
Última atualização em 15 de julho de 2022 por Lucca Campardo
