Por Adriele Amaral em Marketing na Saúde | Postado em 2 de janeiro de 2024

[ATUALIZADO 2024] Contabilidade para clínicas médicas

A contabilidade para clínicas médicas é indispensável, assegurando que a sua empresa está atuando dentro da lei e recolhendo os impostos devidos.

Caso você não se atente a essa questão, poderá acabar pagando mais impostos e tributos que o necessário (o que influenciará negativamente o seu controle financeiro) ou deixar de recolher impostos importantes, colocando a sua clínica em uma posição delicada.

Está quebrando a cabeça para fazer a contabilidade da sua clínica? Separamos alguns pontos essenciais que você precisa conhecer.

Como fazer contabilidade para clínicas médicas?

A clínica médica, ao contrário do médico que atua como profissional liberal, precisa, obrigatoriamente, estar formalizada (com um CNPJ). O médico, por sua vez, pode optar entre prestar seus serviços como pessoa física ou jurídica.

Para ter um CNPJ, a clínica médica deverá fazer os devidos procedimentos de abertura de empresas, se atentando para o CNAE que deve indicar como classe 8630-5 (atividades de atenção ambulatorial executadas por médicos e odontólogos) ou outro CNAE relacionado a área de saúde. Também pode ser necessário, para conseguir o alvará de funcionamento, obter licenças junto à órgãos específicos, como a Vigilância Sanitária.

Obrigações trabalhistas

Se a sua clínica tiver funcionários, você precisará se atentar às obrigações trabalhistas, com a retenção do FGTS e INSS na folha de pagamento. Os sócios também precisam reter o INSS, nesse caso, no valor de 11%.

Vale a pena se atentar às legislações trabalhistas, entendendo as melhores opções para as escalas de folga, controle de ponto, horas extras, férias, abonos, gratificações etc.

Além disso, dependendo do setor da sua clínica, será preciso se adequar às normas de segurança. Por exemplo, se você tem salas com equipamentos de Raio-X, terá que oferecer equipamentos de proteção individual para seus funcionários e ficar atento ao manuseio desse setor.

Obrigações tributárias

A questão dos impostos é uma das principais dúvidas em relação à contabilidade para clínicas médicas. Afinal, a carga tributária no nosso país é pesada. Para saber o quanto a sua clínica deverá recolher, é preciso analisar em qual regime tributário ela se enquadra.

Os mais usados são:

• Lucro Real: a tributação acontece de acordo com o lucro obtido pela empresa. De todos, é o regime mais complexo. Ele é obrigatório para empresas com faturamento superior a R$78 milhões por ano.
• Lucro Presumido: a tributação é calculada de acordo com uma alíquota presumida pelo Governo, que pode variar de 1,6% a até 32% da receita. Para o setor de saúde, essa alíquota é de 11,3%. Ainda há incidência de ISS (varia de 2 a 5% dependendo da cidade). Assim, a alíquota efetiva pode passar os 16%. As clínicas que prestam serviços hospitalares, no entanto, têm redução sobre os tributos federais (IRPJ, CSLL e PIS/Cofins), podendo ficar em torno dos 9%.
• Simples Nacional: regime simplificado para empresas que faturam até R$4,8 milhões por ano. A tributação depende em qual anexo a clínica é enquadrada. Se tiver fator R (folha salarial) de 28%, pode ser enquadrada no Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Já se não tiver fator R, irá ser enquadrada no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5% (em alguns casos, essa alíquota pode ser maior que o Lucro Presumido).

A escolha entre o melhor regime depende de vários pontos, especialmente o faturamento e a quantidade de funcionários. Os dois mais usados são o Lucro Presumido e o Simples Nacional.

Escrituração contábil e fiscal

Além da questão dos impostos, é preciso lembrar que a clínica deverá entregar diversas informações acessórias ao Governo, como SPED Fiscal, GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS), ICMS/IPI e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte).

Os livros contábeis também devem ter atenção, com a escrituração correta. Ainda será preciso gerar o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e o balanço patrimonial.

Gestão Financeira em clínicas médicas

A contabilidade para clínicas médicas não serve, apenas, para o pagamento de impostos e taxas. Ela é uma grande aliada da saúde financeira da sua empresa. Afinal, com os dados organizados, você será capaz de avaliar diferentes cenários e planejar ações que visem gerenciar melhor a saúde financeira do seu negócio.

Dessa forma, um contador especializado poderá lhe ajudar em diversas demandas, como a contabilidade de custos (entendendo todos os custos que a sua clínica tem e melhorando a precificação dos serviços), controle do fluxo de caixa (inclusive o projetado, assegurando capital para funcionamento e prevendo entradas e saídas, como os pagamentos parcelados), emissão de nota fiscal etc.

A partir desses pontos, você será capaz de ter um preço mais justo e adequado, manter sua margem de lucro, avaliar quais tratamentos são mais e menos rentáveis, analisar os custos mais importantes da sua clínica – e assim por diante. Informações cruciais para uma tomada de decisão mais estratégica.

DMED

Uma particularidade muito importante da contabilidade para clínicas médicas é a obrigação acessória DMED (Declaração de Serviços Médicos).

Essa é uma declaração instituída pela Receita Federal para todos os prestadores de serviços de saúde. A DMED precisa conter informações sobre os pagamentos recebidos pelos serviços médicos.

Além disso, são obrigadas a apresentar a DMED: pessoas jurídicas ou equiparadas que prestam serviços de saúde, operadoras de planos privados de assistência à saúde (autorizadas pela ANS) e demais entidades que mantenham programas de assistência à saúde ou operem contrato de prestação continuada de serviços ou cobertura de custos assistenciais, por meio de assistência médica, hospitalar ou odontológica (mesmo que não subordinadas às normas e fiscalização da ANS).

O principal objetivo do DMED, pela Receita, é realizar o cruzamento de dados, evitando declarações de IR distorcidas das pessoas físicas, combatendo a prática de apresentação de recibos falsos.

Médico autônomo ou PJ: o que é melhor?

Como explicamos, o médico que atua por conta própria, pode optar em trabalhar como pessoa física ou pessoa jurídica. Cada uma dessas modalidades tem seus prós e contras – e é importante avaliar qual opção é melhor para o seu caso.

Médico Autônomo

Como autônomo, os valores dos impostos são descontados pelo contratante. Nesse caso, o contratante deverá elaborar o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomos) para recolher os valores devidos a títulos de impostos, como:

• INSS: as alíquotas variam de 8 a 11%, com o teto de R$642,34 por mês;
• IRRF: o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte pode variar de 0 a até 27,5%, sem limite para retenção. O valor da alíquota depende do rendimento;
• ISS: é o imposto sobre serviços, retido pelo prestador que não é cadastrado na prefeitura da sua cidade. As regras, portanto, dependem de cada município, bem como os valores. Em geral, variam de 2 a 5%.

Médico Pessoa Jurídica

A princípio, o médico PJ é formalizado, com CNPJ. Essa é uma boa opção para quem pretende abrir sua própria clínica, sozinho em sociedade. Os profissionais liberais, geralmente, acabam se enquadrando no Simples Nacional, devido ao faturamento.

Nesse regime, todos os impostos são recolhidos em uma guia única. As alíquotas, como explicamos, depende muito do fator R, que é calculado de acordo com a sua folha de pagamento.

Contudo, dependendo do fator R, pode ser mais interessante se enquadrar no Lucro Presumido. Mas, nesse caso, a contabilidade para clínicas médicas é um pouco mais complexa, exigindo mais atenção com a escolha do contador.

Apesar desses pontos, trabalhar como pessoa jurídica oferece mais benefícios, como:

• possibilidade de ter uma conta jurídica no banco;
• possibilidade de usar linhas de crédito e de financiamentos para empresas (com taxas de juros e condições mais atraentes);
• possibilidade de participar de licitações;
• poder emitir nota fiscal (para prestar serviços em grandes empresas, muitas vezes, essa é uma exigência obrigatória).

Outra vantagem é a segurança em relação às suas rotinas contábeis. Quando você atua como autônomo, normalmente, acaba “misturando” as informações de rendimentos pessoais e profissionais, o que pode incorrer em erros na declaração do Imposto de Renda, aumentando as chances de cair na malha fina.

Ao trabalhar como CNPJ, você terá uma contabilidade para clínicas médicas separada para sua empresa, o que traz mais segurança em relação ao pagamento dos impostos e evita dores de cabeça futuras.

Qual melhor CNPJ para médicos?

Em primeiro lugar, na hora de formalizar o seu negócio, seja a sua clínica médica ou a sua atuação como profissional liberal, há uma série de questões que você deve analisar. Por exemplo: número de funcionários, tipo de sociedade, previsão de faturamento etc. Veja algumas informações essenciais.

Sociedade empresarial médica

A sociedade é o regime mais usado para quem deseja abrir uma clínica médica. A lei brasileira diferencia as sociedades formadas apenas por profissionais de saúde das formadas por profissionais de diferentes áreas.

Assim, é importante entender quem formará a sua sociedade. Veja os tipos mais usuais:

• Sociedade Simples: composta por prestadores de serviço com registro de classe, como os médicos. Não é preciso registro na Junta Comercial, mas é preciso registro no Cartório e Registro Civil de Pessoas Jurídicas;
• Sociedade Limitada: empresa que possui o investimento financeiro de todos os sócios. É possível constituir essa sociedade com quantas pessoas você desejar e até mesmo com outras empresas. Um dos sócios deverá ser o administrador da empresa, com responsabilidade legal prevista no contrato social. É obrigatório o registro na Junta Comercial e a razão social deve vir com a sigla LTDA;
• Sociedade em nome coletivo: todos os membros respondem pelas dívidas da empresa, tornando-se “solidários” à causa. Esse tipo de sociedade é composto apenas por pessoas físicas e as responsabilidades coletivas são limitadas no contrato social;
• Sociedade Anônima: é constituída por dois ou mais sócios, com o objetivo de acúmulo de capital. O capital social da empresa é distribuído por meio de cotas, que são abertas (com ações na bolsa de valores) ou fechadas. É mais usado para grandes empresas e com atuações mais complexas no ramo da saúde;
• Cooperativa: é uma associação autônoma de médicos que trabalham para atender os pacientes que se associam. Não existe vínculo empregatício entre a Cooperativa e os associados, nem entre a Cooperativa e os tomadores de serviços. As cooperativas médicas são formadas por médicos cooperados responsáveis pelo atendimento aos usuários em consultórios, hospitais, clínicas ou laboratórios.

Natureza Jurídica para profissional liberal

Antigamente, a natureza jurídica mais usada era a Eireli. Contudo, a partir da revogação dela, a SLU (Sociedade Limitada Unipessoal) se tornou a opção mais interessante. Essa natureza jurídica, contudo, só é válida para os profissionais liberais.

Isso porque, apesar do nome “sociedade”, a SLU é uma empresa que não precisa de sócio, sendo formada por apenas uma pessoa, o próprio empreendedor. Uma vantagem interessante é que a SLU permite a separação do patrimônio pessoal do patrimônio da empresa. Então, se a clínica contrair dívidas, você não terá que responder por elas com seu patrimônio pessoal.

Além disso, também não é exigido um capital social mínimo.

Conclusão

Como você pode notar, a contabilidade para clínicas médicas e também para médicos autônomos é um assunto complexo, com diversos pormenores e possibilidades.

Se você deseja ter uma empresa no ramo da saúde que seja lucrativa e que atue de forma legal, é imprescindível contar com o auxílio de um contador especializado nesse setor. O profissional poderá lhe auxiliar desde a abertura da empresa, até o dia a dia do negócio, assegurando um pagamento de tributos adequados e um controle preciso da saúde financeira.

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Última atualização em 15 de agosto de 2024 por Cristielle