Por Tiago Miranda Costa em Chatbot para Clínicas | Postado em 29 de abril de 2019
Com uma rotina cada vez mais corrida, o agendamento online passou a ser um diferencial importante para muitos pacientes.
Nada mais simples do que marcar ou cancelar uma consulta via site ou redes sociais, disponível 24h por dia, sem correr riscos de não ser atendido ou lidar com telefones ocupados.
Apesar disso, nem todos os consultórios oferecem essa possibilidade – e muitos esbarram em dúvidas sobre o funcionamento desses programas e falta de profissionais para realizarem o atendimento a esses pacientes.
Acabou de se ver na situação acima? Então este conteúdo é pra você!
Continue a leitura e saiba como oferecer um agendamento online rápido e preciso.
Os softwares de agendamento online podem funcionar de maneiras distintas: com o atendimento humano via chat (pelo site da clínica ou redes sociais), por um aplicativo que apenas mostra a agenda com os dias e horários disponíveis ao paciente (e faz a sincronização com a agenda do profissional) e por meio de um chatbot.
Os chatbots são robôs com inteligência artificial capazes de responder a uma série de perguntas pré-definidas, inclusive realizando a função de agendamento.
A grande vantagem desse sistema é que você não precisará contratar ninguém para cuidar exclusivamente dessa atribuição (e nem adicionar tarefas extras a sua secretária).
Assim, quando um paciente acessa o seu site ou outro meio de comunicação da clínica, ele pode interagir com o chatbot, esclarecendo suas dúvidas ao fazer perguntas e agendando o melhor dia e horário.
Após confirmar a consulta, a data marcada é automaticamente sincronizada com a agenda do profissional ou da clínica.
Isso tudo é possível de ser feito sem ter interferência humana.
Os chatbots são capazes de aprender e oferecem interatividade aos seus visitantes.
Além de agendar consultas, eles podem ser programados para responder as dúvidas mais usuais, como: localização da clínica, horário de funcionamento, telefones, orientações pré e pós cirurgias, tratamentos, etc.
É claro que, se o paciente desejar, poderá entrar em contato com um atendente humano para continuar a tirar suas dúvidas.
Para a questão do agendamento, contudo, o chatbot é uma excelente ferramenta e capaz de sincronizar os horários com os profissionais da sua clínica e suas secretárias.
Lembrando que é você quem determina quais dias e horários o paciente poderá agendar. Assim, o programa mostra as datas livres e o paciente escolhe aquela que melhor se encaixa com a sua rotina.
Depois de ler essa explicação, já deu para notar que essa ferramenta traz muitas vantagens, não é? Veja as principais:
Como você viu, existem vários tipos de softwares de agendamento online. Escolher o ideal dependerá muito das características da sua clínica e do público que atende.
O mesmo acontece com os canais em que se pode oferecer esse serviço. O site ainda é o mais usual – já que concentra a maior parte do tráfego.
Mas ele não é o único. Se a sua clientela costuma usar bastante as redes sociais e você tem uma página forte, por que não oferecer também o agendamento nesses locais? Veja em detalhes algumas opções.
O Facebook é a rede social mais importante na atualidade e que concentra o maior número de usuários no Brasil.
Quem já tem uma página de empresa por lá e vários seguidores, pode oferecer a opção de agendamento via Facebook Messenger (que é o chat da rede social).
Assim, de forma simples e rápida, seu paciente pode iniciar uma conversa com o chatbot da sua clínica e escolher o melhor dia e horário para sua consulta ou tirar dúvidas rápidas e simples sobre seus serviços.
Essa é uma ótima maneira de transformar seguidores em pacientes.
Enquanto alguém lê um conteúdo sobre determinado serviço que você oferece, rapidamente poderá agendar uma consulta pela mesma plataforma, aumentando as chances de conversão.
Como dissemos, o site ainda é o meio mais importante pelo qual a grande maioria das pessoas conhece a sua clínica.
Por isso, é indispensável oferecer o agendamento nessa plataforma.
Aqui existem duas possibilidades: via chat ou formulário.
O primeiro caso pode utilizar tanto um chatbot como um atendente humano e serve também para criar mais interação com os pacientes, tirando dúvidas, orientando e ajudando na decisão de compra.
Já o segundo é uma maneira mais simples e estática, oferecendo apenas a possibilidade de agendamento.
Caso o paciente sinta insegurança ou tenha alguma dúvida com o processo, terá de recorrer aos meios tradicionais de contato, como telefone, e-mail ou visita pessoal à clínica.
Com o avanço da internet, passaram a surgir vários portais de agendamento, sendo o Doctoralia o mais conhecido.
A ideia é que o paciente se registre no site, navegue entre os profissionais disponíveis, conheça um pouco mais sobre suas especialidades e realize o agendamento direto na plataforma.
Porém, para conseguir se destacar nesses portais, muitas vezes, é preciso pagar uma mensalidade pró, que garantirá destaque a sua marca.
Além disso, não é incomum encontrar relatos de pacientes que agendaram uma consulta mas quando foram ao consultório descobriram que o horário não estava reservado.
Isso acontece porque muitos profissionais se esquecem de sincronizar a agenda do consultório com os dos portais de agendamento – e aí algo que era para valorizar a sua marca pode acabar comprometendo sua idoneidade.
Por isso, se você acha que não terá tempo de analisar as opções disponíveis no mercado e de sincronizar as agendas com frequência, o melhor é contar com um sistema próprio de agendamento.
A grande vantagem é que nestes sites, os pacientes podem fazer um review do profissional – o que ajuda a passar credibilidade e atrair mais interessados para a sua clínica.
O WhatsApp está cada vez mais usual no dia a dia das pessoas – e por isso muitas clínicas oferecem essa possibilidade para agendamento.
Nesses casos, é importante contar com um número exclusivo para a clínica, evitando confundir as contas pessoais e profissionais.
Hoje o WhatsApp possui uma versão “business” que oferece ainda mais facilidades para o uso profissional.
Além de agendar consultas, você poderá usar o aplicativo para confirmar os horários e tirar dúvidas.
Porém, ainda é necessária a presença humana nesses casos – e você terá que usar alguém do seu time de recepcionistas apenas para responder a esse aplicativo.
Além disso, fora do horário de funcionamento, dificilmente o paciente terá uma resposta ou conseguirá agendar sua consulta, o que deixa de ser prático em determinadas situações.
Depois de ler este conteúdo, você ainda está com dúvidas sobre qual meio e software optar para o agendamento online? A nossa dica é conhecer a Cloudia.
Ela funciona como uma assistente virtual por meio da tecnologia de chatbot.
Assim, sem a necessidade de um atendente humano, a Cloudia é capaz de agendar consultas, tirar dúvidas, enviar lembretes aos pacientes e muito mais.
O bacana é que a Cloudia funciona em diversos canais como no seu site, Facebook, Instagram e WhatsApp. Ou seja, é uma excelente oportunidade de a sua clínica estar sempre online, sem que você tenha de contratar mais mão de obra para isso.
Ficou interessado no agendamento online realizado pela Cloudia? Saiba mais sobre a solução no nosso site!
Última atualização em 11 de janeiro de 2024 por Lucas Santos
