Por Tiago Miranda Costa em Marketing na Saúde | Postado em 30 de agosto de 2021
A agenda médica, sem dúvida, é um dos pontos mais sensíveis na organização de qualquer consultório. Quando bem organizada, ela permite uma atendimento mais fluido e de melhor qualidade aos pacientes, evitando atrasos e outras situações desagradáveis.
Apesar disso, nem sempre realizar esse controle é algo simples. Para lhe ajudar, separamos algumas dicas de organização. Confira!
Você ainda não está convencido que a organização da agenda médica é de suma importância? Saiba que, sem ela, você poderá:
Sem dúvida, uma das principais perdas que se tem ao não gerenciar a agenda médica é em relação a experiência do paciente.
Atrasos, horas de espera ou dificuldades em conseguir uma consulta podem fazer com que seu paciente se sinta mal tratado e acabe procurando a concorrência ou, pior, falando mal de você para amigos e familiares, comprometendo a imagem do seu consultório.
Por isso, se você deseja ter uma clínica atrativa e com um fluxo financeiro interessante, controlar e organizar a agenda médica é o primeiro passo.
Não existe uma fórmula mágica que funcione para todos os consultórios. Contudo, algumas dicas são cruciais. Veja as principais que separamos.
O médico precisa conhecer a fundo a sua rotina de trabalho para poder ter uma agenda médica eficiente. Isso significa ter ideia, por exemplo, da média de tempo que ele gasta em cada consulta, separando as consultas por categorias.
Uma primeira consulta, por exemplo, costuma ser mais longa e detalhada, enquanto consultas de retorno, para análise de exames ou ajustes na medicação de pacientes crônicos, costumam ser mais rápidas.
Não se esqueça de incluir o tempo entre as consultas, ou seja, aqueles minutos que você leva para organizar e limpar o consultório antes de receber o próximo paciente. Também é válido incluir pequenas pausas ao longo do dia, para se alimentar, ir ao banheiro etc.
Uma alternativa que pode ajudar o médico a ter uma agenda mais organizada é a triagem. Em alguns consultórios, os pacientes passam por um atendimento preliminar, pré-organizado, com algum profissional de saúde.
A ideia é coletar os dados básicos, como principais queixas, idade, dados básicos de saúde etc. Você pode montar uma ficha de anamnese simples e treinar uma equipe para realizar essa triagem, reduzindo o tempo de consultório para as primeiras consultas.
Como alguns atendimentos são mais demorados que outros, para trazer agilidade, você pode alternar entre os diferentes tipos, equilibrando o horário. Por exemplo, uma primeira consulta e um retorno – e assim por diante.
O ideal é tentar não agendar duas consultas longas uma em sequência da outra, porque um pequeno atraso poderá acabar comprometendo toda a sua agenda. Essa estratégia também é interessante para a saúde financeira do consultório, pois você não corre o risco de ter várias primeiras consultas em um mês – e apenas retornos no outro.
Nada pior para a agenda médica do que pacientes que marcam horário e não comparecem. Na maioria das vezes, essa situação acontece devido a esquecimentos. Por isso, criar o hábito de confirmar as consultas é uma ótima ideia.
Há várias formas de realizar isso – e a melhor dependerá das características dos pacientes que você atende. Para trazer mais agilidade, várias clínicas estão usando soluções automatizadas, com disparo automático de mensagem via WhatsApp ou SMS, desafogando as secretárias e otimizando o tempo de trabalho.
Contudo, dependendo da clientela que você atende, pode ser interessante outros meios de contato, como a ligação telefônica. Mas é preciso garantir que esse processo não afetará o fluxo de trabalho da recepção.
Outro sistema que pode ser usado é o disparo de lembretes automáticos. É possível programar para disparar essas mensagens com alguns dias de antecedência da consulta. E você poderá incluir informações extras além do dia e horário, como endereço do consultório, telefone de contato e orientações básicas.
As urgências acabam complicando a organização da agenda médica – por isso é preciso estar preparado para elas. A melhor solução é, sempre, ao organizar a agenda, incluir pequenos intervalos entre as consultas habituais. Assim, caso haja a necessidade de fazer algum encaixe, você poderá usar esse “tempinho” extra. Esse intervalo também pode ser usado caso a consulta se estenda além do previsto, evitando atrasos.
Alguém desmarcou e você está com tempo livre? Entre em contato com os pacientes agendados em dias próximos para analisar a possibilidade de um adiantamento.
Outra possibilidade é manter uma lista de espera de pacientes. Assim, quando um horário vagar, é só entrar em contato com essas pessoas.
A tecnologia é uma grande aliada da organização da agenda médica – e existem uma séria de soluções interessantes. Vamos ver algumas.
Que tal oferecer mais autonomia para seus pacientes e desafogar suas secretárias? O agendamento online é uma ferramenta bem interessante nesse sentido. A plataforma pode funcionar no site da sua clínica ou nas redes sociais e é sincronizada com a agenda online dos médicos.
Você indica quais dias e horários têm disponível para as consultas – e os pacientes acessam o sistema e fazem o agendamento. A vantagem é que seus pacientes não precisam aguardar o horário de funcionamento da sua clínica e nem ficar tentando ligar para agendar um horário.
Caso ocorra algum imprevisto, o paciente poderá desmarcar e remarcar seu horário de forma mais autônoma.
Algumas plataformas também permitem o disparo automático de lembretes e de confirmações de consultas.
Assim, sem que você precise solicitar as suas secretárias, automaticamente a plataforma fará o envio de mensagens para seus pacientes, lembrando da consulta agendada e solicitando a confirmação do horário.
Algumas plataformas permitem que você ajuste o tempo de antecedência do disparo do lembrete, como essas mensagens serão enviadas e como será feita a confirmação.
A agenda digital ou online é uma verdadeira “mão na roda”, já que pode ser integrada a diferentes tecnologias, inclusive ao software médico e de agendamento online. Também é possível trabalhar com uma agenda integrada, em que as recepcionistas conseguem controlar a agenda de todos os profissionais da clínica.
Os chatbots são robôs de conversação e que também podem ser usados como assistentes virtuais para clínicas. Eles podem funcionar no seu site ou nas suas redes sociais e realizarem o agendamento online, enviarem lembretes e confirmações de consulta e ainda oferecerem uma série de informações valiosas aos seus pacientes, tirando as principais dúvidas deles e desafogando a sua recepção.
A Cloudia é um chatbot específico para o setor de saúde e que tem ajudado muitos profissionais a organizarem a agenda médica e a manterem ela sempre cheia. Com esse robô, você consegue oferecer uma experiência de atendimento diferenciada aos seus pacientes, ao mesmo tempo em que traz mais agilidade as suas recepcionistas.
Gostou das nossas dicas para organizar sua agenda médica? Teste a Cloudia como paciente e veja como esse robô de conversação pode ajudar a sua clínica!
Última atualização em 27 de dezembro de 2022 por Tathiane Vidal
