Por Daniel Eloi em Marketing na Saúde | Postado em 8 de agosto de 2023
Separamos 5 dicas simples e práticas para você melhorar a gestão financeira do consultório e garantir a saúde do seu negócio. Confira:
1 – Separar gastos da pessoa física dos gastos da pessoa jurídica;
Essa é uma regra básica, mas muitas vezes ignorada pelos profissionais da saúde. Misturar as contas pessoais com as contas da clínica pode gerar confusão, descontrole e prejuízo. Por isso, é importante ter uma conta bancária exclusiva para a clínica, bem como um pró-labore definido para o seu sustento pessoal. Assim, você evita retirar dinheiro sem planejamento, o que pode comprometer o fluxo de caixa do seu consultório.
Vale a pena ter um cartão de crédito apenas para a clínica, que é pago pela conta da empresa. Hoje em dia é gratuito e fácil de conseguir, e aí é apenas criar a disciplina e o hábito de separar os gastos da PF e da PJ.
2 – Imputar corretamente as informações financeiras no sistema do consultório, tanto as receitas (consultas e procedimentos) como os custos e despesas;
Para ter uma visão clara e precisa das finanças da sua clínica, você precisa registrar todas as entradas e saídas de dinheiro no sistema da clínica. Isso inclui as receitas provenientes das consultas e procedimentos realizados, bem como os custos e despesas fixos e variáveis, como aluguel, energia, água, telefone, internet, material de consumo, impostos, salários, etc. Dessa forma, você pode acompanhar o desempenho financeiro do consultório, identificar os pontos fortes e fracos e tomar decisões mais assertivas.
Há vários sistemas de prontuário eletrônico que contém módulos financeiros. Alguns exemplos são Shosp, Iclinic, GestãoDS, Feegow. Importa menos qual é o sistema que você usa, o mais importante é ter um sistema e ter a rotina de lançar as entradas e saídas de maneira disciplinada e consistente. A maior parte das clínicas possuem controles básicos em Excel, e isso gera toda sorte de problemas: as planilhas se perdem, deixam de ser atualizadas, às vezes possuem diversas versões… Para uma questão tão crítica quanto o controle financeiro, vale investir algumas centenas de reais por mês em um sistema mais parrudo, e criar rotinas internas para alimentá-lo com consistência.
3 – Definir uma meta de faturamento mensal, bem como o valor mínimo de retirada desejado. Se programar para atingir esses valores, de maneira a não colocar a saúde financeira da clínica em risco;
Uma forma de melhorar a gestão financeira da sua clínica é estabelecer metas claras e realistas de faturamento mensal e de retirada pessoal. Para isso, você precisa analisar o histórico de receitas e despesas da sua clínica, bem como o mercado em que atua e a demanda por seus serviços. Assim, você pode definir um valor que seja suficiente para cobrir os custos operacionais da clínica, gerar lucro e permitir uma retirada justa para você.
Vale avaliar quão factível essa meta é: quantas horas de trabalho irá dedicar, quantos novos clientes você deverá trazer por mês, se a equipe que você possui hoje dará conta do trabalho. Em negócios menos maduros, definir metas também gera subsídio para que se pense em iniciativas de marketing. Como atingiremos a meta, se ainda não temos clientes o suficiente? Essa pergunta é um ótimo ponto de partida para organizar as iniciativas de aquisição de novos pacientes, além de testar diferentes canais para atrair esses clientes.
4 – Analisar as margens de lucro dos diferentes serviços oferecidos, tendo clareza sobre quais os mais rentáveis. Testar diferentes precificações, de maneira a tentar melhorar as margens dos diferentes serviços;
Para isso, você precisa calcular o custo direto de cada serviço (incluindo material, mão-de-obra e impostos) e subtrair esse valor do preço cobrado pelo serviço. O resultado é a margem bruta de lucro do serviço. Você deve fazer isso para todos os serviços que oferece e compará-los entre si. Assim, você pode identificar quais são os mais rentáveis e quais precisam ser revistos. Você pode testar diferentes precificações para os serviços menos rentáveis, buscando aumentar as margens sem perder clientes.
Testes de precificação são muito úteis para você aumentar o valor recebido por hora trabalhada. O teste visa ter clareza sobre a inelasticidade da demanda: se você aumenta o preço e a demanda continua a mesma, significa que o seu público está disposto a pagar mais pelo seu serviço, e por consequência você deve aumentar o preço. Se a agenda esvaziou, significa que a demanda é elástica, e você já precificou no topo. Em relação a testes de precificação, os resultados serão muito melhores se você definir as condições de contorno do teste, como a % do aumento de preço e a duração do teste.
5 – Planejar a expansão da clínica, seja do espaço físico, seja através da contratação de outros profissionais, antes de executá-la. Fazer orçamento de obras civis, definir remuneração e comissionamento dos novos profissionais antes de contratá-los.
A última dica para melhorar a gestão financeira da sua clínica é planejar a expansão do seu negócio com cuidado e critério. Muitos profissionais da saúde se empolgam com a ideia de crescer e acabam fazendo investimentos sem planejamento, comprometendo as finanças da clínica. Por isso, antes de expandir o espaço físico da clínica ou contratar novos profissionais, você precisa fazer um estudo de viabilidade, considerando os custos envolvidos, o retorno esperado, o prazo de retorno e os riscos. Você deve fazer orçamentos de obras civis, definir a remuneração e o comissionamento dos novos profissionais, bem como a demanda por seus serviços.
Além disso, percebemos uma forte tendência de profissionais de saúde querendo deixar de ser “vendedores de horas”. A maneira mais eficaz para isso é trazer outros profissionais para sua clínica: além de ceder o espaço, geralmente há uma eficiência grande em relação a cross-sell (ou seja, indicar para os seus clientes serviços de outros profissionais que estão trabalhando no mesmo espaço físico). Quando isso acontece, é praxe a divisão da receita gerada, e essa é a maneira mais eficaz para o profissional de saúde expandir a sua atuação e deixar de vender horas.
Conclusão
Essas foram 5 dicas simples e práticas para você melhorar a gestão financeira da sua clínica e garantir a saúde do seu negócio. Esperamos que elas sejam úteis para você e que você possa aplicá-las no seu dia a dia.
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Última atualização em 25 de agosto de 2023 por Lucas Santos
