Por Lucca Campardo em Dicas, Novidade & Notícias | Postado em 10 de maio de 2023
Neste conteúdo, vamos trazer 7 dicas de ferramentas de produtividade para clínicas, que vão fazer com que a sua equipe de atendimento consiga lidar com as demandas do dia a dia mais facilmente. De forma que o tempo será otimizado e as atividades serão feitas mais rapidamente.
Vivemos em uma época imediatista, com clientes que não querem ter que esperar para ter seus problemas resolvidos. Por conta da correria diária, nem sempre é possível dar a devida atenção a uma atividade. Mas, ao fazer o uso de ferramentas de produtividade, a situação melhora.
Continue a leitura para ver 7 dicas de ferramentas de produtividade para clínicas!
Existem algumas tarefas nas clínicas que precisam ser realizadas diariamente pela equipe de atendimento. Tarefas que muitas vezes podem ser até fáceis, mas demandam um tempo que poderia ser investido em outra tarefa de mais importância.
As ferramentas podem ajudar no foco, organização de atividades, script de mensagens, automação e muito mais. O que fará com que a produtividade da clínica aumente, que os funcionários tenham mais tempo para lidar com outras demandas e estejam mais preparados para oferecer uma melhor experiência para o paciente.
Atualmente, existem diversas ferramentas de produtividade para clínicas e muitas estão disponíveis gratuitamente. Com tamanha variedade, você pode ir testando até encontrar a que realmente te ajude na produtividade da clínica, e que seja de fácil uso.
Entretanto, é preciso analisar a ferramenta com atenção, se atentando a alguns pontos. É importante ver se ela vai servir para o seu caso na clínica, se ela pode ser adaptada às suas necessidades e se sua equipe de atendimento consegue usá-la de maneira eficiente.
De nada adianta investir tempo e até dinheiro se a ferramenta não vai ser bem utilizada pelos atendentes. Por isso, um treinamento e acompanhamento devem ser aplicados ao implementar uma nova ferramenta, para que seja totalmente aproveitada.
Seguem abaixo as dicas de ferramentas de produtividade para clínicas que separamos!
A primeira dica de ferramentas de produtividade para clínicas que vamos mostrar é o Pomofocus, que é um site feito para quem quer utilizar a técnica Pomodoro. O método é focado no gerenciamento de tempo, que consiste em utilizar um cronômetro para dividir o trabalho em alguns períodos de tempo.
Ao dividir o trabalho a ser realizado em blocos de concentração, é possível melhorar a agilidade do cérebro e fazer a estimulação do foco. Então, para realizar o uso dessa técnica, você precisa escolher quais atividades deseja fazer e o tempo que irá empenhar nelas.
Após definido, você dividirá esse tempo em blocos de 25 minutos cada, no qual será feito a atividade ininterruptamente. Após o tempo acabar, deverá ser feita uma pausa de 5 minutos, fazendo coisas que não são relacionadas a atividade que está sendo focada.
O site Pomofocus facilita esse processo, já que disponibiliza o cronômetro para a atividade e a pausa, como também a lista de atividades a serem realizadas. Ele conta com opções de alertas e outras modificações para se adequar melhor a sua realidade.
A To-Do List é uma forma de visualizar as atividades do dia na qual você vai riscando ao finalizar uma delas. A ideia é colocar as tarefas mais importantes primeiro e em seguida as restantes, em ordem de prioridade. Colocando apenas o nome da atividade, sem adicionar a descrição.
A lista de tarefas é muito útil para fazer com que você não se esqueça de nada importante e tenha todas as suas demandas do dia listadas em um único lugar. Quando utilizada de forma eficaz, sua organização vai melhorar bastante, assim como seu foco.
Não há apenas uma ferramenta para fazer o uso da To-Do List, aliás, você pode até fazer a lista no papel. Mas, caso prefira ter a lista no digital, tem o Google Tarefas que pode ser acessado direto pelo seu e-mail ou documento, e o Microsoft To Do, que segue o mesmo esquema pelo e-mail.
O Tiny Scanner é um aplicativo para celular que possibilita ao usuário escanear documentos direto pela câmera. Ele facilita para aqueles que não têm como digitalizar um documento e também pela sua portabilidade, já que basta estar com o celular para acessá-lo.
O aplicativo está disponível gratuitamente pela App Store e pelo Google Play, e possibilita o salvamento do arquivo em PDF ou JPG, podendo ser compartilhado de diferentes maneiras, por e-mail, Google Drive, Dropbox e OneDrive.
Ele também conta com diversas funcionalidades, como filtros para tornar a imagem melhor, reconhecimento de texto por meio da foto e até a possibilidade de assinar diretamente do arquivo. Esse aplicativo pode ser muito útil na clínica, quebrando o galho quando necessário.
O Notion é uma das ferramentas de produtividade para clínicas mais completa que existe. Ele funciona como um espaço de trabalho onde você pode criar o que precisar para te ajudar na organização. Seja ao fazer páginas de conteúdo, kanban, calendário, listas, banco de dados, planilha financeira e muito mais.
A ferramenta é totalmente personalizável e se adapta às necessidades de cada pessoa, sendo muito útil para organizar e catalogar processos importantes, que podem ser acessados por todos da clínica sempre que precisarem. O Notion pode ser usufruído pelo time inteiro.
A ferramenta é gratuita e está disponível em diversas plataformas, sendo possível usar direto pelo navegador de internet, baixar no computador e celular.
O ChatGPT tem ganhado o coração de muitos por facilitar bastante algumas atividades repetitivas e tornar outras mais eficientes. A ferramenta de interação com o usuário permite que você tenha conversas com o robô e realize diversas ações por meio da plataforma.
As clínicas podem fazer o uso do ChatGPT de forma escalável e eficiente para ajudar na produção de conteúdo, criação de modelos de mensagens para o paciente, anotações durante consultas e até como uma ferramenta de busca.
Ele pode ser acessado gratuitamente direto pelo site https://chat.openai.com. Após a criação de uma conta, você já poderá utilizá-lo para ajudar na clínica.
O Canva oferece um bloco de notas online que permite criar e personalizar anotações com facilidade e criatividade. A ferramenta é ideal para os profissionais da saúde e que deseje organizar suas ideias de maneira visualmente atraente. Com diversos templates disponíveis, é possível adicionar texto, imagens e gráficos, facilitando a criação de notas personalizadas para diferentes finalidades. Além disso, o Canva permite compartilhar e colaborar em tempo real, tornando o processo de anotação mais dinâmico e interativo.
A última dica de ferramentas de produtividade para a clínica que vamos dar é a de ter um chatbot de atendimento e agendamento. O robô de conversação vai trazer uma eficiência e padronização para o atendimento prestado.
Qualquer pessoa que interagir com a clínica receberá uma resposta imediata. O chatbot pode tirar as dúvidas, pedir e armazenar informações do cliente, mostrar os horários disponíveis para a consulta e até realizar o agendamento. Tudo isso automaticamente.
O chatbot da Cloudia conta com uma plataforma completa, que vai auxiliar ainda mais na gestão da clínica, trazendo dashboards e relatórios para acompanhar o atendimento, e funcionalidades que vão potencializar o robô. Acesse nosso conteúdo sobre 10 funcionalidades da Cloudia que vão ajudar na sua clínica.
A Cloudia é uma startup com expertise em criação de chatbots para a área da saúde. Já são 7 anos trabalhando para tornar o atendimento e agendamento de clínicas mais eficiente, trazendo uma melhor experiência para os pacientes e melhores resultados.
Nesses anos, já atingimos estes números:
Com o robô de atendimento e agendamento da Cloudia, a sua clínica estará disponível para atender o paciente a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias na semana. Respondendo dúvidas, classificando o lead em etapas e dando as informações necessárias, tudo automaticamente.
Não será mais necessário se preocupar com os atendimentos feitos fora do horário comercial, finais de semana e feriados. Segundo dados da Cloudia, 64% das solicitações de atendimento acontecem fora do horário comercial, por conta da rotina corrida.
Neste conteúdo, vimos algumas dicas de ferramentas de produtividade para clínicas que podem auxiliar e complementar o trabalho da equipe de atendimento, tornando ele mais rápido e eficiente, já que vai lidar com as atividades repetitivas fazendo com que tenham mais tempo para focar no atendimento.
Ao utilizar um chatbot, a clínica poderá automatizar o atendimento e deixar o fluxo mais completo e rápido. Podendo atender em canais diferentes, estar disponível 24 horas por dia, 7 dias na semana e contar com uma Central Omnichannel para acompanhar todas as mensagens.
É importante lembrar que, em qualquer mudança feita e ferramenta utilizada, os atendentes precisam ser treinados para entender corretamente a forma de usar. E o feedback deles deve ser pedido para ser possível compreender se o investimento está sendo útil ou não.
Se você quer captar mais clientes para a clínica e também contar com várias ferramentas que vão te ajudar no processo, baixe nosso Guia Completo do Google Perfil da Empresa para clínicas e saiba mais!
Última atualização em 21 de junho de 2024 por Daniel Eloi
